Mailroom Services en version numérique pour un travail flexible

Si chacun choisit spontanément son poste une fois arrivé au travail, est en télétravail ou en déplacement, comment le courrier sera-t-il distribué? C’est là qu’interviennent les services de numérisation de Swiss Post Solutions. Dans le monde du travail de demain, les processus de back-office non liés à un site seront déterminants dans la réussite des entreprises.

Depuis la crise liée au coronavirus, le télétravail est devenu une réalité pour des millions de personnes aux quatre coins de la planète. «Cette expérience mondiale plutôt imposée va entraîner des bouleversements durables», indique Jörg Vollmer, responsable de Swiss Post Solutions. «Le temps est venu pour les organisations de progresser dans l’innovation numérique. C’est dans les processus de back-office des entreprises que la principale transformation doit se faire.»

Numériser le courrier entrant

Pour en illustrer le fonctionnement, prenons l’exemple de cette grande entreprise allemande dont le nouveau bâtiment administratif ne dispose de bureaux que pour 70% des 35 000 membres de son personnel, un nombre toujours plus grand de ses employés travaillant chez eux ou étant en déplacement. Les collaborateurs du consulting et de la vente sont rarement au bureau, sans compter les nombreux postes inoccupés du fait de gens en vacances ou malades. Pour que tous reçoivent malgré tout leur courrier sans retard, Swiss Post Solutions a conçu des services complets de numérisation qui, déployés progressivement depuis 2020, reposent principalement sur la distribution numérique du courrier par ses propres soins. En effet, Swiss Post Solutions ouvre le courrier, le scanne puis l’envoie par e-mail aux collaborateurs. Ces derniers peuvent retirer leur courrier physique (revues ou colis) mis sous clef à leur travail, en ouvrant une serrure intelligente à l’aide d’un code d’entrée.

C’est dans les processus de back-office des entreprises que la principale transformation numérique doit désormais se faire.

Services à la demande, gains de temps

Le service interne de courrier numérique propose encore bien d’autres services: les solutions de Swiss Post Solutions permettent de gérer directement le courrier sortant et de décider du lieu d’où il sera imprimé, mis sous couvert et expédié. Ces processus plus efficaces permettent des temps de réponse plus rapides et de meilleures expériences client. «Le service interne de courrier devient un centre de services fournissant les prestations les plus diverses», précise Jörg Vollmer. «Et, en dissociant les processus du back-office du site de l’entreprise, les entreprises peuvent réagir aux pannes de manière dynamique et garantir la continuité de leurs activités.» En outre, elles économisent des frais de surface de bureaux et d’infrastructure technique. «Les processus numériques peuvent être suivis, contrôlés et pilotés avec exactitude», ajoute Jörg Vollmer. «Les entreprises ont un meilleur aperçu et contrôle de leur activité, sans devoir pour autant la centraliser à outrance.»

Le travail décentralisé à la mode

Différentes études actuelles montrent que bon nombre de personnes souhaitent rester en télétravail et le resteront. La société de conseil McKinsey recommande d’utiliser la grande «expérimentation de télétravail» faite durant la pandémie pour imaginer les formes que pourrait prendre le travail à l’avenir et le rôle que les bureaux y tiendraient. Les entre­prises en mode «présentiel-distanciel», dont les processus commerciaux ne sont pas liés à un site, sont plus résilientes à la crise, mais ce n’est pas tout: le futurologue Tom Cheesewright considère que les formes de travail flexible sont indispensables pour recruter et fidéliser un personnel motivé.