Mailroom Services digitali per lavorare in modo flessibile

Se in ufficio si sceglie una postazione di lavoro ogni volta diversa, se si lavora da casa o si è in viaggio, come viene recapitata la corrispondenza? Qui entrano in gioco i piani di digitalizzazione di Swiss Post Solutions. I processi di back office svincolati dalla sede saranno decisivi per le aziende nel mondo del lavoro di domani.

Con l’emergenza coronavirus, il lavoro da casa è diventato realtà per milioni di persone in tutto il mondo. «Questo esperimento forzato a livello globale avrà conseguenze radicali e durature», rileva Jörg Vollmer, responsabile di Swiss Post Solutions. «Ora è giunto il momento per le organizzazioni di portare avanti l’innovazione digitale e di realizzare il cambiamento decisivo nei loro processi di back office».

Digitalizzare la ricezione degli invii

Un esempio di successo arriva da una grande azienda tedesca che nel suo nuovo edificio amministrativo mette a disposizione scrivanie solo per il 70% dei suoi 35’000 membri del personale.  Sono sempre di più, infatti, a lavorare da casa o in viaggio. Il personale incaricato delle consulenze e delle vendite non è quasi mai in ufficio; inoltre molte postazioni sono vuote quando le persone sono in vacanza o in malattia. Per garantire che tutto il personale riceva comunque la corrispondenza senza perdite di tempo, Swiss Post Solutions ha elaborato un piano di digitalizzazione completo, gradualmente implementato dal 2020. Il suo elemento chiave è il recapito digitale della corrispondenza a cura di Swiss Post Solutions. Le lettere vengono aperte, scansionate e inviate al personale per e-mail mentre altri tipi di invii fisici come riviste o pacchi possono essere ritirati in sicurezza presso cosiddetti smart locker usando un codice di accesso.

È nei processi di back office delle aziende che deve avvenire ora la trasformazione digitale decisiva.

Servizi on demand per risparmiare tempo

L’ufficio postale digitale offre ulteriori servizi: per la posta in uscita, ad esempio, le soluzioni di Swiss Post Solutions consentono di decidere dove avverrà la stampa, l’imbustamento e la spedizione. Processi più efficienti consentono tempi di risposta più rapidi e pertanto esperienze cliente migliori. «L’ufficio postale diventa un centro servizi in grado di offrire una vasta gamma di prestazioni», spiega Jörg Vollmer. «E la dissociazione dei processi di back office dalla sede aziendale consente alle imprese di reagire in modo dinamico ai problemi e di garantire così la continuità operativa». Un ulteriore vantaggio è rappresentato dalla riduzione dei costi per le superfici adibite a uffici e per l’infrastruttura tecnica. «Inoltre i processi digitali possono essere monitorati, verificati e pilotati con precisione», specifica Jörg Vollmer. «Le aziende mantengono così una visione molto più chiara e un controllo maggiore della propria attività senza la necessità di una rigida centralizzazione».

Tendenza al lavoro decentralizzato

Numerosi studi recenti rivelano che molte persone desiderano lavorare da casa in futuro, e lo faranno. La società di consulenza McKinsey consiglia di sfruttare il grande «esperimento del lavoro da casa» durante la pandemia per ripensare in modo creativo l’organizzazione futura del lavoro – e quale ruolo vi assumeranno gli uffici. Le aziende che introducono processi operativi «ibrido-virtuali» indipendenti dalla sede non solo sono più resilienti nelle crisi: le possibilità di lavoro flessibili sono, secondo il futurologo Tom Cheesewright, anche un requisito irrinunciabile quando si tratta di acquisire e trattenere collaboratori motivati.