Digitale Mailroom-Services für flexibles Arbeiten

Wenn jeder vor Ort spontan einen Arbeitsplatz wählt, im Homeoffice ist oder unterwegs: Wie wird die Post dann zugestellt? Hier greifen die Digitalisierungs­konzepte von Swiss Post Solutions. Standort­unge­bundene Backoffice-Prozesse werden für Unter­nehmen in der Arbeitswelt von morgen erfolgs­ent­scheidend sein.

Von zu Hause aus arbeiten: Für Millionen Menschen weltweit ist dies durch die Corona-Krise Realität geworden. «Dieses eher erzwungene globale Experiment wird tief­greifende, dauer­hafte Aus­wirkungen haben», sagt Jörg Vollmer, Leiter von Swiss Post Solutions. «Jetzt ist es Zeit, dass die Organisationen die digitale Innovation voran­treiben. Dabei muss der entscheidende Wandel in den Backoffice-Prozessen der Unter­nehmen geschehen.»

Den Posteingang digitalisieren

Wie das funktionieren kann, zeigt das Beispiel eines deutschen Grossunternehmens, das in seinem neuen Verwaltungsgebäude nur für 70 Prozent der 35 000 Mitarbeitenden Schreib­tische zur Verfügung stellt. Denn immer mehr Angestellte arbeiten zu Hause oder unterwegs. Mitarbeitende aus Consulting und Vertrieb sind fast nie im Büro anzutreffen; zusätzlich bleiben viele Plätze durch Ferien und Krankheit leer. Damit trotzdem alle Mit­arbeitenden ohne Zeit­verlust ihre Post erhalten, erstellte Swiss Post Solutions ein umfang­reiches Digitalisierungskonzept, das seit 2020 sukzessive umgesetzt wird. Kernelement ist die digitale Zustellung der Post durch Swiss Post Solutions. Briefe werden geöffnet, gescannt und per E-Mail an die Mitarbeitenden versendet. Physische Post wie Zeit­schriften oder Pakete lassen sich im Gebäude an sogenannten Smart Lockers mit Hilfe eines Zugangscodes sicher abholen.

Der entscheidende digitale Wandel muss nun in den Backoffice-Prozessen von Unternehmen stattfinden.

Zeitsparende On-Demand-Services

Die digitale Poststelle bietet weitere Services: So lässt sich für die Ausgangspost über Lösungen von Swiss Post Solutions direkt ansteuern, wo Ausdruck, Couvertierung und Versand erfolgen. Die effizienteren Prozesse führen zu schnelleren Antwort­zeiten und besseren Kunden­erlebnissen. «Die Poststelle entwickelt sich zum Service-Center für unter­schied­lichste Dienst­leistungen», sagt Jörg Vollmer. «Und die Ent­koppelung von Backoffice-Prozessen vom Unternehmensstandort ermöglicht es Unternehmen, auf Störungen dynamisch zu reagieren und so ihre Geschäfts­kontinuität zu sichern.» Ein weiterer Vorteil sind Kosten­ein­sparungen bei Büro­fläche und technischer Infra­struktur. «Darüber hinaus können digitale Prozesse genau verfolgt, geprüft und gesteuert werden», weiss Jörg Vollmer. «Dadurch erhalten Unternehmen weitaus mehr Einblick und Kontrolle über ihr Geschäft, ohne dass eine starre Zentralisierung erforderlich ist.»

Dezentrale Arbeit im Trend

Verschiedene aktuelle Studien zeigen, dass viele Menschen auch in Zukunft von zu Hause aus arbeiten möchten – und werden. Die Unter­nehmens­beratung McKinsey rät, das grosse «Heim­arbeits­experiment» während der Pandemie zu nutzen, um kreativ neu zu überlegen, wie Arbeit in Zukunft geleistet werden soll – und welche Rolle Büros darin spielen. Unternehmen, die «hybrid-virtuell» mit standort­unabhängig funktionierenden Geschäfts­prozessen arbeiten, sind nicht nur krisen­resilienter: Flexible Arbeits­möglich­keiten sind für Zukunfts­forscher Tom Cheesewright auch ein Muss, wenn es darum geht, motivierte Mit­arbeitende zu gewinnen und zu halten.