Urs SchwallerPrésident du Conseil d’administration

Quel message véhicule une bonne gouvernance d’entreprise?

Grâce à des règles claires et systématiques, la gouvernance d’entreprise pose les bases d’une bonne gestion et d’une surveillance efficace de l’entreprise. Elle montre à nos clients, collaborateurs et partenaires, ainsi qu’au propriétaire, que la Poste travaille dans l’intérêt de tous, dans un esprit de transparence, d’ouverture et de droiture.

Qu’est-ce qui fait une bonne gouvernance d’entreprise?

Il faut du courage et de l’endurance, pour sans cesse remettre en question la gouvernance d’entreprise courante, en déceler les points faibles et, si nécessaire, la développer de manière ciblée. Un renvoi aux meilleures pratiques ne suffit pas.

Comment le Conseil d’administration renforce-t-il la gouvernance d’entreprise?

Le Conseil d’administration a chargé une équipe de projet de développer la gouvernance d’entreprise de manière ciblée. Ce qui a fait ses preuves est vérifié et maintenu. En 2019, le Conseil d’administration va approuver le règlement d’organisation révisé, qui entrera ensuite en vigueur à tous les niveaux.

Gouvernance d’entreprise

Gouvernance d’entreprise – une tâche du Conseil d’administration

Grâce à l’application systématique et proactive des principes de la gouvernance d’entreprise, le Conseil d’administration apporte une contribution essentielle au succès de la Poste ainsi qu’au développement d’une culture d’entreprise inspirant la confiance aussi bien à l’interne qu’à l’externe.

Aux fins de l’exécution de sa tâche de gouvernance d’entreprise, le Conseil d’administration observe les conditions-cadres légales (p. ex. la loi sur l’organisation de la Poste et les dispositions du code des obligations relatives à la société anonyme), ainsi que les décisions stratégiques de développement de l’entreprise. Il fixe les règles d’organisation du groupe, définit les compétences et les responsabilités de chaque unité d’entreprise et veille, au moyen d’instruments appropriés, à ce que la réalisation des objectifs stratégiques et le respect des règles, prescriptions et valeurs arrêtées soient adéquatement surveillés. Le Conseil d’administration établit ainsi le cadre dans lequel s’inscrivent la gestion et le contrôle d’entreprise.

Cadre de la gestion d’entreprise

Le Conseil d’administration définit le cadre de la gestion d’entreprise compte tenu des éléments ci-dessous.

Regroupement des responsabilités

En matière de gouvernance d’entreprise, les dispositions légales prescrivent que la Poste doit être gérée de manière uniforme, autrement dit que la responsabilité globale de l’entreprise doit être assumée par un organe central suprême. C’est pourquoi les tâches stratégiques sont du ressort du Conseil d’administration, qui répond aussi de l’exécution des mandats de prestations (service universel) confiés à la Poste.

Quatre marchés

Pour assurer une bonne gouvernance d’entreprise, le Conseil d’administration doit tenir compte du fait que la Poste opère sur quatre marchés – communication, logistique, services financiers et transport de voyageurs – et que les exigences réglementaires sont fondamentalement différentes sur chacun de ces marchés.

Directives stratégiques du propriétaire

Le Conseil d’administration est tenu d’assurer la gestion et le contrôle d’entreprise compte tenu des objectifs stratégiques fixés par le Conseil fédéral. Ce dernier vérifie que ces objectifs sont atteints sur la base du rapport annuel établi par la Poste à l’intention du propriétaire, ainsi que des rapports sur les salaires des cadres.

Structure d’entreprise de la Poste

En exécution de son mandat consistant à définir le cadre de la gestion et du contrôle d’entreprise et compte tenu des prescriptions applicables, le Conseil d’administration fixe la structure d’entreprise de la Poste et règle les points clés de la gouvernance d’entreprise.

Société anonyme de droit public

Depuis le 26 juin 2013, la Poste est une société anonyme de droit public, ayant la Confédération pour seul propriétaire. Elle comprend PostFinance ainsi que les entreprises qu’elle contrôle directement ou indirectement. Le Conseil d’administration désigne les sociétés du groupe stratégiques, qui sont Poste CH SA, CarPostal SA, PostFinance SA et Poste Immobilier SA, et répartit entre elles les autres sociétés du groupe sises en Suisse ou à l’étranger.

La Poste en tant qu’entreprise de communication, de logistique et de transport de voyageurs

Le Conseil d’administration gère directement les sociétés du groupe ainsi que les unités d’affaires et les unités de fonction qui y opèrent. Il désigne la Direction du groupe et lui délègue la direction opérationnelle de la Poste (sans PostFinance). La Direction du groupe peut elle-même déléguer l’exécution de certaines tâches aux unités. Les tâches, les compétences et les responsabilités sont systématiquement documentées dans des directives.

PostFinance en tant que banque et négociant en valeurs mobilières

Disposant d’une autorisation d’exercer une activité de banque et de négociant en valeurs mobilières depuis le 26 juin 2013, PostFinance est soumise à l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA). Dans le cadre de la gouvernance d’entreprise, le Conseil d’administration veille à ce que les prescriptions de la Poste soient conformes au droit bancaire.

Pour satisfaire aux exigences de la FINMA en matière d’autorisation, le Conseil d’administration gère PostFinance par l’intermédiaire d’un conseil d’administration autonome propre à cette dernière (modèle indirect). Le Conseil d’administration de PostFinance compte sept membres, dont quatre doivent être des représentants de la Poste, afin que celle-ci détienne la majorité des voix. Fin 2018, la Poste y était représentée par un membre de son propre Conseil d’administration, par son responsable Finances et par deux représentants externes, tous mandatés pour défendre ses intérêts. Le Conseil d’administration de la Poste fixe également quelles prescriptions de la Poste doivent être reprises par PostFinance. De plus, lorsque c’est nécessaire ou judicieux, les activités opérationnelles de la Poste et de PostFinance sont coordonnées, raison pour laquelle le responsable PostFinance participe aux séances de la Direction du groupe.

Exécution des contrôles

Le Conseil d’administration instaure un régime approprié d’exécution des contrôles. Les contrôles au niveau du travail quotidien sont assurés prioritairement par les responsables d’unités, tout au long de la structure hiérarchique. Le Conseil d’administration fait également appel à des services spécialisés et à des instruments appropriés pour effectuer des contrôles complémentaires. En voici quelques exemples:

–la Révision du groupe réalise des audits basés sur les risques conformément au programme approuvé par le Conseil d’administration;

–a Gestion des risques recense et évalue les risques courus par la Poste et définit les mesures propres à réduire la probabilité qu’ils se réalisent;

–le système de contrôle interne Finances veille à ce que le rapport financier soit correct;

–la Compliance exploite un système de gestion qui prévient les éventuelles violations de dispositions légales ou de prescriptions internes.

Rapports

Des rapports rendant compte de la réalisation des objectifs stratégiques et de la marche des affaires sont régulièrement soumis au Conseil d’administration, qui peut ainsi prendre à tout moment les mesures éventuellement nécessaires.