Jörg Vollmer Responsabile Swiss Post Solutions e membro della Direzione del gruppo

Intervista

Elaborazione digitale dei documenti cartacei

Al giorno d’oggi avere successo per un’azienda significa offrire servizi innovativi riducendo al contempo i costi. La trasformazione digitale soddisfa entrambe queste esigenze. Jörg Vollmer, responsabile Swiss Post Solutions, spiega come si realizza tale connubio nella gestione dei documenti.

Signor Vollmer, la trasformazione digitale è sulla bocca di tutti. Perché le aziende non sfruttano ancora completamente i vantaggi nella gestione dei documenti?

Per la digitalizzazione dei processi è indispensabile disporre di dati strutturati e digitalizzati. E questo accade ancora di rado. Facciamo l’esempio di una grande banca internazionale. Nonostante l’e-banking, oltre l’80% dei dati è ancora in formato fisico e non strutturato. Anche se l’interfaccia clienti è digitalizzata, solo il 10% circa di tutti i documenti in entrata può essere integralmente elaborato in formato digitale. Circa il 90% dei contatti con i clienti avviati attraverso il canale online continuano a confluire nel back office della banca che procede poi all’elaborazione fisica. Ed è proprio qui che entrano in gioco le soluzioni di Swiss Post Solutions finalizzate a collegare il mondo fisico e digitale nella gestione dei documenti.

Cosa si intende esattamente con il collegamento di questi due mondi?

Riprendiamo il nostro esempio: il grande gruppo bancario riceve ogni anno circa 40 milioni di documenti come cambiamenti di indirizzo, richieste di carte di credito o di ipoteche. Complessivamente si tratta di 14’000 tipologie diverse di documenti con processi di elaborazione differenti a seconda del canale di entrata. Finora la banca ha elaborato tutti i documenti in formato cartaceo, optando per la digitalizzazione solo a fini di archiviazione. Insieme al cliente, Swiss Post Solutions ha rivoluzionato questo processo. Oggi tutti i documenti vengono scansionati in entrata e sono subito disponibili in formato elettronico in tutta l’azienda.

Quali sono i vantaggi di questa procedura?

Anziché elaborare i documenti cartacei, tutti i servizi gestiscono informazioni digitali. In questo modo la banca può ridurre notevolmente i tempi di elaborazione e i costi, rafforzando così la sua posizione rispetto alla concorrenza nel mercato finanziario fortemente competitivo. Ma anche per i collaboratori non mancano vantaggi diretti: grazie alla digitalizzazione sono possibili nuove forme di lavoro come il mobile office o l’home office.