Ottimizzare

Alex Glanzmann Responsabile Finanze e membro della Direzione del gruppo

La Posta realizza utili ogni anno. Per quale motivo deve comunque ottimizzare?

La digitalizzazione e i cambiamenti sociali procedono a ritmo inarrestabile. Se la Posta vuole continuare ad avere successo nel lungo termine non può smettere di adeguare e ottimizzare la propria organizzazione. Sottoporre a verifica l’insieme dei propri costi e processi è un dovere.

Quanti risparmi conta di conseguire la Posta attraverso queste ottimizzazioni?

Nelle unità di funzione Finanze, Personale e Comunicazione la Posta desidera ridurre i costi del 30% circa entro il 2020. Il nuovo modello gestionale non va tuttavia inteso solo come misura di incremento dell’efficienza: esso punta piuttosto a semplificare i processi, aumentare la trasparenza e ridurre gli sforzi di coordinamento a livello interno.

Il progetto sarà operativo fino al 2020. Perché è necessario tutto questo tempo?

La durata del progetto sembra lunga, ma dà alle unità interessate tempo a sufficienza per adattarsi ai budget più contenuti. Inoltre una simile procedura è più sostenibile sul piano sociale rispetto a una repentina riduzione del budget del 30%.

Unire le forze

Con le esigenze dei clienti in evoluzione, i confini tra i mercati della logistica, della mobilità delle persone, delle finanze e della comunicazione si fanno sempre più labili. Ecco perché sempre più di frequente la Posta raggruppa e dirige i compiti gestionali a livello centrale.

Prodotti ordinati con un’app e consegnati nel bagagliaio della macchina, complesse soluzioni globali per le imprese che coprono l’elaborazione dei documenti, le operazioni di pagamento e le prestazioni logistiche. Questi sono solo alcuni esempi della fusione in atto tra i mercati della Posta. Questo fenomeno ha spinto la Posta a unire anche i propri compiti gestionali: nell’aprile 2017 sono state così tras­ferite nella gestione funzionale le unità Finanze (F), Comunicazione (K) e Personale (P), alle quali si unirà nel 2018 anche Tecnologia dell’informazione e della comunicazione (ICT). Oltre a incrementare l’efficienza e ridurre i costi, con questo raggruppamento si punta soprattutto a venire incontro in maniera più efficace alle esigenze dei clienti.

Unione delle competenze

Con svariate misure la Posta ha iniziato a ottimizzare i processi a livello di gruppo. Nell’unità K, ad esempio, l’acquisto di prestazioni presso terzi è stato semplificato costituendo un pool con un numero ridotto di agenzie partner. La competenza in materia di acquisti è stata centralizzata. Presso P si è data la priorità alla semplificazione dei processi per la gestione del personale. F si è concentrata invece sull’armonizzazione dei flussi di valore e, mentre finora tutta una serie di processi aziendali esistenti venivano supportati ed eseguiti con una pluralità di sistemi, oggi la Posta si avvale di una soluzione moderna fondata su una banca dati.

L’informatica come business enabler

ICT svolge un ruolo importante nell’ambito della trasformazione digitale della Posta: oltre a gestire ogni processo, come pure ogni interazione dei clienti e dei partner con la Posta, questa unità è anche responsabile dello sviluppo e del funzionamento di servizi digitali rispondenti alle esigenze di mercato. Le unità operative della Posta hanno bisogno di soluzioni intelligenti e funzionali da un’unica fonte, ad esempio in relazione a tematiche quali la gestione dei dati o la digitalizzazione dei processi. Per aumentare ulteriormente l’efficienza in tal senso, la Posta si accinge a raggruppare le differenti funzioni ICT all’interno di un’unica unità organizzativa. Al contempo provvede a semplificare e standardizzare i processi, mentre le funzioni e i ruoli esistenti vengono rielaborati e, laddove necessario, integrati.