Optimisation

Fédérer les énergies

Alex Glanzmann Responsable Finances et membre de la Direction du groupe

La Poste réalise des bénéfices chaque année. Pourquoi de tels efforts d’optimisation?

L’essor du numérique se poursuit et la société est en pleine mutation. L’adaptation et l’optimisation continues de notre organisation sont indispensables pour ancrer la réussite de la Poste dans la durée. Nous nous devons de réévaluer en permanence notre mode de fonctionnement en termes de coûts et de processus.

De quel ordre sont les économies visées?

Au niveau des unités de fonction Finances, Personnel et Commu­nication, la Poste table sur une réduction des coûts de l’ordre de 30% d’ici à 2020. Le nouveau modèle de gestion ne doit pas être perçu comme une simple mesure d’efficacité, il relève bien davantage d’une volonté de simplifier les processus, d’améliorer la transparence et d’alléger le travail de coordi­nation interne.

Le projet engagé doit se poursuivre jusqu’en 2020. Pourquoi une telle durée?

Ce délai paraît long mais il donne aux unités le temps pour s’adapter à des budgets resserrés. Sur le plan social, il s’agit aussi d’un mode opératoire plus acceptable qu’une coupe budgétaire subite de 30%.

Avec l’évolution des besoins de la clientèle, les marchés de la logistique et de la mobilité, des finances et de la communication tendent de plus en plus à se confondre. C’est pourquoi la Poste regroupe toujours plus les tâches de direction et centralise leur gestion.

Des produits commandés via une application et livrés dans un coffre de voiture, des solutions complexes pour les entreprises englobant le traitement des documents, les opérations de paiement et les prestations logistiques… Ces quelques exemples illustrent à eux seuls l’imbrication croissante des marchés de la Poste, qui a conduit celle-ci en toute logique à regrouper ses tâches de direction. Ainsi, en avril 2017, elle a mis en place la gestion fonctionnelle dans ses unités Finances (F), Communication (K) et Personnel (P). En 2018, elle fera de même pour l’unité Technologies de l’information et de la communication (ICT). L’objectif: réaliser des gains d’efficience et des économies mais aussi, et surtout, améliorer la coordination pour mieux servir la clientèle.

Regroupement des compétences

La Poste a pris de nombreuses mesures pour optimiser ses processus dans l’ensemble du groupe. Au niveau de K, elle a simplifié les commandes de prestations de tiers en instaurant un pool réduit à un petit nombre d’agences partenaires. Les compétences en matière d’achat ont été centralisées. Chez P, la priorité a été donnée à la rationalisation des processus de gestion du personnel et, chez F, les efforts ont porté sur l’harmonisation des flux de valeurs avec la mise en place d’une banque de données moderne en remplacement des divers systèmes utilisés à l’appui de bon nombre des processus commerciaux existants.

L’informatique, facteur de réussite commerciale

Dans le cadre de la transformation numérique de la Poste, ICT joue un rôle crucial en assurant le pilotage de chaque processus et de chaque interaction avec les clients ou partenaires de l’entreprise, tout en étant chargée du développement de prestations numériques fonctionnelles et adaptées au marché. Les unités d’affaires de l’entreprise ont besoin de solutions intelligentes et performantes, d’un seul tenant, notamment dans la gestion des données et l’automatisation des processus. C’est pourquoi la Poste est en train de préparer la fusion des différentes fonctions ICT en une seule unité d’organisation, plus efficiente. En parallèle, elle simplifie et normalise les processus tout en redéfinissant les fonctions et les rôles, qu’elle complète au besoin.