Physische Dokumente digital bearbeiten

Um heute erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen zukunftsweisende Services anbieten und gleichzeitig die Kosten senken. Die digitale Transformation unterstützt beide Ansprüche. Wie das im Dokumentenmanagement gelingen kann, erklärt Jörg Vollmer, Leiter Swiss Post Solutions.

Herr Vollmer, die digitale Transformation ist in aller Munde. Wieso nutzen Unternehmen die Vorteile im Dokumentenmanagement noch nicht vollumfänglich?

Für die Digitalisierung von Prozessen müssen zwingend strukturierte und digitalisierte Daten vorhanden sein. Das ist heute noch selten der Fall. Nehmen wir das Beispiel einer internationalen Grossbank. Trotz E-Banking liegen immer noch über 80 Prozent der verfügbaren Daten physisch und unstrukturiert vor. Selbst wenn die Kundenschnittstelle digitalisiert ist, können nur etwa 10 Prozent aller eingehenden Dokumente durchgehend digital verarbeitet werden. Rund 90 Prozent der online gestarteten Kundenkontakte kommen immer noch zur physischen Bearbeitung ins Backoffice der Bank. Genau hier setzen die Lösungen von Swiss Post Solutions an, indem sie die physische und digitale Welt im Dokumentenmanagement verbinden.

Was genau ist mit dieser Verbindung der beiden Welten gemeint?

Bleiben wir bei unserem Beispiel: Die Grossbank erhält jedes Jahr rund 40 Millionen Dokumente wie Adressänderungen, Kreditkartenanträge oder Anträge für Hypotheken. Insgesamt geht es um 14 000 verschiedene Dokumentenarten mit unterschiedlichen Verarbeitungsprozessen je nach Eingangskanal. Die Bank hat bisher alle Dokumente physisch verarbeitet, erst für die Archivierung wurden sie digitalisiert. Gemeinsam mit dem Kunden hat Swiss Post Solutions diesen Prozess umgekehrt. Heute werden sämtliche Dokumente beim Eingang gescannt und stehen damit sofort im ganzen Unternehmen elektronisch zur Verfügung.

Wo bringt dieses Vorgehen Vorteile?

Anstelle physischer Dokumente bearbeiten alle Stellen digitale Informationen. So kann die Bank die Bearbeitungszeiten und die Kosten deutlich reduzieren. Dies wiederum stärkt die Wettbewerbsposition der Bank im umkämpften Finanzmarkt. Doch auch die Mitarbeitenden profitieren direkt davon: Dank digitaler Daten werden neue Arbeitsformen wie Mobile Office oder Homeoffice erst möglich.